ПЕРСОНАЛ | ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ |

HR-ПРОФАЙЛИНГ, ПЕРСОНАЛ (КАДРЫ), ОРГАНИЗАЦИЯ ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

ПЕРСОНАЛ, ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ

Персонал, как набирать, чтобы потом не было мучительно больно?  Серия статей по теме “HR профайлинг“, часть 3.

Теперь более подробно о должностной инструкции

Нет, инструкция должна как минимум отвечать определению слова «инструкция» и содержать в себе описание всех функций и материалов, кроме перечисления самих действий. Инструкции должны писаться с целью помочь человеку (персонал) профессионально выполнить его работу. Наверное, это правильно. Но может у правильно составленной должностной инструкции есть еще какие-то задачи? Да, конечно, есть.

Задача 1. Избавить руководителя и персонал от массы ненужных вопросов со стороны стажеров, но при этом обеспечить для них понимание всех основных регламентов и правил работы в компании, ознакомить их со списком их обязанностей и быстро ввести в должность.

Задача 2. Зафиксировать успешный опыт выполнения деятельности на рабочем месте с целью передачи его приемнику с максимальной скоростью и без потери времени и качества.

Вот еще фактически скрытые задачи, которые стоят перед правильно оформленной должностной инструкцией.

Детально описанные должностные инструкции на бессознательном уровне формируют единую систему, которая при правильном использовании собирает и дисциплинирует персонал организации. Сотрудник при правильно сформированной инструкции не сможет сказать вам, что он чего-то не знал или о чем- не был предупрежден. На этом заканчиваются любые манипуляции со стороны персонала.

И, как показывает мой опыт, при введении правильной системы должностных инструкций с предприятия начинают бежать нелояльные и ленивые сотрудники. Эффект от внедрения системы должностных инструкций в том, что коллектив сплачивается и начинает производить товар или услугу более эффективно. При этом повышается лояльность к организации.

Как правило, на предприятии могут существовать инструкции для штатного сотрудника, но так же и для каждой должности. Это связано с тем, что иногда на предприятие может быть приглашен специалист или эксперт, у которого некие специфичные функции, и он не попадает под действие основной оргштатной системы компании.

В таком случае и вводится должностная инструкция штатного сотрудника. Во всех остальных случаях обязательна «инструкция должности», в ней собраны все необходимые материалы для быстрого освоения любым сотрудником данной должности. На практике материалы из Инструкции штатного сотрудника могут дополняться и перекликаться с Инструкцией по должности.

Что входит в Должностную инструкцию штатного сотрудника.

Трудовой договор. Функциональные обязанности сотрудника

– Миссия, цели, замыслы организации.

– Условия и регламенты работы сотрудника (рабочие и праздничные дни, корпоративные праздники, система поощрений и взысканий, система обучения, система заработной платы, отпуска и т.д.).

-Взыскания за невыполнение условий трудового договора, за злоупотребление служебным положением, взыскания за непроизводительность.

– Правила корпоративной культуры (внешний вид, особенности коммуникации между сотрудниками и клиентами)

– Особенности представления информации о компании во вне, для поддержания имиджа компании при общении с представителями СМИ.

– Использование имущества и оборудования компании, ценностей документов и иного.

– Использование системы коммуникации, правила ответов на электронные и почтовые отправления писем, получение и отправка посылок, курьерские доставки.

– Правила офисной безопасности – пропуска, коды и пороли для компьютеров, программ, сервисов.

  1. Нормы труда (технологическая карта производства) – это также может быть инструкция по должности.

  2. Инструкция по должности, в ней обязательны:

– Точное наименование должности.

– Реально измеримый результат деятельности (продукт или услуга).

– Цель деятельности в должности.

– Нахождение в оргштатной структуре ( иерахия, подчинения, полномочии).

– Показатели эффективности деятельности.

– Описание производства продукта или услуги (подробное).

– Полная подборка любых материалов, позволяющих быть более производительным в должности.

– Контрольный лист для изучения материалов по должности.

Вот именно по такому алгоритму необходимо правильно формировать должностные инструкции. Все становится понятно как сотрудникам, так и руководителю. Стажер, прочитав свою должностную инструкцию, понимает, он готов так работать или нет. Он принимает решение практически сразу. Положил на стол инструкцию и понимаешь, человек будет с тобой работать или нет. Испытательный срок иногда длиться всего 1 день.

Многочисленные инструкции, которыми наполнено большинство современных организаций, просто обозначают действия, не уделяя никакого вниманию нужному организации результату. Что является просто фатальной ошибкой, сводящей на нет саму идею инструкции.

Обязанность разработки должностных инструкций можно возложить на одного из действующих работников. Зачастую эту функцию выполняет сотрудник отдела кадров или бухгалтерии. Однако, лучше всего с такой задачей справится руководитель производственного подразделения (отдела) организации, поскольку он лучше других осведомлен о специфике деятельности подразделения и отдельных его работников. Обязанность по разработке должностных инструкций должна быть прописана в должностной инструкции или трудовом договоре такого работника.

Поскольку унифицированных форм должностных инструкций законом не утверждено, разработать их следует самостоятельно. При подготовке должностных инструкций необходимо учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, а также письма № 4412-6.

В частности, в должностную инструкцию следует включить информацию:

  • о содержании и объеме должностных обязанностей;
  • о пределах ответственности;
  • о квалификационных требованиях к должности (профессии, специальности).

Как оформить должностную инструкцию?

Должностную инструкцию можно оформить двумя способами:

  • как приложение к трудовому договору;
  • как самостоятельный документ.

Если должностная инструкция оформляется в виде приложения к трудовому договору, в текст договора следует включить ссылку на нее, например: “Работник (персонал) обязуется выполнять обязанности согласно должностной инструкции, являющейся приложением к настоящему договору”. Перечень обязанностей работника в трудовой договор при этом можно не включать.

Если должностная инструкция оформляется в виде самостоятельного документа, она является локальным нормативным актом работодателя. В этом случае ее также следует упомянуть в тексте трудового договора, например: “Работник обязуется выполнять обязанности согласно должностной инструкции, утв. приказом ООО “Омега” от 23.04.2017 № 01-И”.

Сама инструкция утверждается работодателем путем издания соответствующего приказа (распоряжения), а затем представляется работнику для ознакомления под подпись. Подпись об ознакомлении с должностной инструкцией проставляется работником либо на прилагаемом к ней листе ознакомления, либо в журнале ознакомления с локальными нормативными актами работодателя, если помимо самой инструкции работника знакомят и с другими документами.

Как внести изменения в должностную инструкцию?

Поскольку изменение должностной инструкции является частным случаем изменения условий трудового договора (трудовой функции сотрудника), при внесении в нее изменений следует соблюдать правила изменения трудового договора (ст. 72 ТК РФ).

Если должностная инструкция прилагается к трудовому договору, она является частью трудового договора, а внесение в нее изменений возможно только с согласия работника путем заключения дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция оформлена в виде самостоятельного документа, для внесения в нее изменений работодателю следует издать приказ (распоряжение) о внесении изменений либо о принятии должностной инструкции в новой редакции. При этом следует помнить, что работник не обязан выполнять требования новой версии должностной инструкции до ознакомления с ней и подписания.

Если работник (персонал) отказывается подписывать новую редакцию должностной инструкции, это свидетельствует о его нежелании работать на новых условиях. В этом случае необходимо в письменной форме предложить ему другую имеющуюся работу. Если таковой нет или сотрудник отказался от предложенных вариантов, трудовой договор можно расторгнуть на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Что необходимо сделать чтобы это все заработало?

Есть такой важный принцип – то, что мы не контролируем, тем мы не управляем. Потому должен быть ответственный человек, который будет вводить систему должностных инструкций.

Именно этот сотрудник должен также проводить контроль за исполнением всех пунктов должностной инструкции.

Должностная инструкция вводится постепенно. Это большая глупость, когда сначала пытаются все описать и только потом начинать организовывать.

Нужно понимать, что должностная инструкция – это живой организм, и она развивается с развитием вашей компании, а потому каждый сотрудник должен изменять свою должностную инструкцию, задавая себе вопрос, а как повысится общая эффективность от моей деятельности, и только потом вносить изменения в нормы труда, технологию производства.

Могу на своем примере рассказать небольшой эпизод, как небольшое изменение в технологии предоставления продукта позволило привлечь новых клиентов, причем максимально лояльных.

Когда у меня был тренинговый центр и физический офис в Москве, а не как сейчас, в интернете, я по субботам и воскресеньям проводил живые тренинги. В то время я жил в Подмосковье и крайне редко выезжал в столицу. Мы только сняли новый тренинговый зал и не совсем успели довести его до надлежащего уровня. Офис был хороший, но не доведен до перфекционизма, то, к чему я всегда стремлюсь, несмотря ни на что. В тот момент я начал вводить реально работающие должностные инструкции, где была прописана каждая мелочь и продумано, как сделать так, чтобы клиенты были довольны.

Я провел тренинг в новом зале. Все было хорошо, но все же многое меня не устраивало. После тренинга я собрал тренинг-менеджеров и задал вопрос, а что мы можем сделать лучше для наших слушателей. Мы набросали предложения и внесли их в должностную инструкцию.

Добавились дополнительные ручки разных цветов для слушателей, добавилась вода на каждый столик, дополнительные листы к основной рабочей тетради и многое еще чего.

Когда наши клиенты пришли на второй модуль курса, они не ожидали таких стремительных изменений. Небольшое вложение в сервисы и дополнительные услуги в виде воды, ручек, блокнотов, небольших сувениров.., резко повысили к нам лояльность. Самыми довольными в этой ситуации были мой персонал, ведь большинство теплых и хороших слов досталось им. Я, как правило, после тренинга стараюсь сбежать. А они купались в благодарности и хороших слов.  Они гордились за хорошо выполненную работу.

Вот к чему может привести правильно дописанная должностная инструкция. Продолжение статей и книга на тему “HR профайлинг” ждет вас в скором времени! Всегда Ваш, Евгений Спирица

 

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ НА ТЕМУ “HR профайлинг”:

HR ПРОФАЙЛИНГ | ГОЛАЯ ПРАВДА | ЧАСТЬ 1

ДОЛЖНОСТЬ | КОГО НАБИРАТЬ | СНАЧАЛА ОПРЕДЕЛИТЕ ПРОФИЛЬ. ЧАСТЬ 2

HR-ПРОФАЙЛИНГ | В ЧЕМ ОШИБКА КАРЛА МАРКСА |

HR-МЕНЕДЖЕР = СУПЕРМЕН? ДА! ИЛИ ВЕРБОВКА НАШЕ ВСЕ

СОХРАНИ И ПРОЧИТАЙ ПОЗЖЕ

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

X